STEP BY STEP… UH, BABY!

Ahoi ihr Lieben, kürzlich habe ich meinen Mailchimp-Account auf die DSGVO umgerüstet.
Falls ihr Mailchimp noch nicht kennt: Das ist ein wunderbares Werkzeug für das eigene, unerlässliche Marketing.
Es ist kostenlos, und ihr könnt damit Newsletter versenden.

Natürlich funktioniert das nur mit dem Sammeln von persönlichen Daten, und sei es nur die Email- und IP-Adresse eurer Newsletter-Empfänger.

Dass das nicht mehr geht, ohne die Einstellungen an die Datenschutz-Grundverordnung anzupassen, versteht sich von selbst. 

Egal, ob ihr Freizeitblogger oder Unternehmer seid: Wenn ihr Mailchimp nutzt, MÜSST ihr das machen.

dabei wurde die Frage an mich herangetragen, ob weiterhin auch an bestehende Kontakte, die per Double opt-in (bedeutet, dass neue Kontakte, die euer Signup-Formular ausfüllen, zunächst eine Email mit Bestätigungslink erhalten) zugestimmt haben, versendet werden darf, oder ob auch diese wiederholt um Erlaubnis gefragt werden müssen.

Zunächst erneut der Hinweis: Ich bin Gestalterin, keine Rechtsberaterin.

Dieses Tutorial dient einzig der Nachvollziehbarkeit der einzelnen Anpassungsschritte.

In Online-Artikeln steht, dass Kontakte, die bereits per Double opt-in akquiriert wurden, nicht erneut angeschrieben werden müssen, weil hier die Zustimmung zeitlich dokumentiert wurde und somit nachgewiesen werden kann. Macht Sinn.
Eine wirklich gute, nachvollziehbare und ausführliche Informationsseite samt Formulierungshilfen bietet Dr. Thomas Schwenke, und sie wurde gerade erst am 21. Mai 2018 aktualisiert!

Die Anpassung selber war zum Glück nur halbwegs knifflig.  Ich fasse die Schritte hier gerne zusammen – für die bestehenden und neuen Kontakte.

Ihr müsst zusammengefasst drei verschiedene Vorgänge erstellen:

– Erstellung und / oder Anpassung Signup-Formular, bei denen ihr die GDPR-Box (GDPR = DSGVO auf englisch) aktiviert,

– Anlegen der Segmente in der Kontaktliste für die, die dem Marketing zustimmen,

– Einholen der Zustimmung durch eine Email-Kampagne

Zuerst die Anpassung für die bestehenden Newsletter-Empfänger.

1.

Wählt die entsprechende Kontaktliste aus und geht bei „Settings“ auf „List name and defaults“

Dort hakt ihr das Feld „Enable GDPR fields“ an.

Klickt auf „Save List and Campaign Defaults“

2.

Nun editiert das Formular.

Geht dazu oben auf „Signup Forms“, dort auf den „Form Builder“

(Sollte das bei euch jetzt alles auf englisch sein: Oben im Form Builder könnt ihr bei „Translate it“ auf deutsch umstellen.)

3.

Dort könnt ihr nun die für euch nötigen Änderungen vornehmen:

Ihr könnt Felder  (Name, Adresse, Homepage…) zufügen oder löschen, die eure Kontakte ausfüllen sollen. Zwingend notwenig ist natürlich das Feld „Email Adresse“.

Der wirklich wichtige Abschnitt im Zuge der DSGVO ist „Erlaubnis zum Marketing“.

Dort finden sich drei Felder, die ihr behalten, erweitern oder reduzieren könnt und auch den Text könnt ihr bearbeiten.

Stellt sicher, dass alle eure Datenverarbeitungsaktivitäten eindeutig dargestellt sind.

Auch hier könnt ihr das Design anpassen, wenn ihr möchtet, z.B. in euren Corporate Design-Farben.

Wenn ihr fertig seid: Klickt unten rechts auf „Save Fields“

Ich persönlich habe nur das Feld „Email“ behalten, da ich keine Post zu Marketingzwecken versende und mir deswegen von den Kontakten nur bestätigen lassen muss, dass sie Marketing-Informationen per Email von mir erhalten möchten.

Bei mir sieht das DSGVO-konforme Formular, wenn es fertig ist und von einem Kontakt auf der Liste per Link angeklickt wird, so aus:

Die oberen Felder sind von Mailchimp automatisiert bereits ausgefüllt. Die Kontakte können nun entscheiden, ob sie die Box aktivieren wollen oder nicht, und ihr Profil aktualisieren.

LISTE: SEGMENT ANLEGEN

4.

Legt in eurer Kontaktliste ein Segment an, in dem ihr später kontrollieren könnt, wer euch explizit seine Einwilligung erteilt hat.

 

Dazu geht ihr auf eure Liste und klickt auf „Create a Segment“.

Wählt im Drop-Down-Menu das Segment „Erlaubnis zum Marketing“ und dazu das Attribut, das ihr bei Schritt 3 gewählt habt (Beispiel: nur Email. Wenn ihr mehr Felder zur Wahl gelassen habt, legt für jedes Feld ein Segment an.)

Klickt dann auf „Preview“ und „Save as Segment“ und gebt einen Namen dafür ein.

So. Signup-Formulare sind aktualisiert, Segment(e) gespeichert.

Jetzt müsst ihr eure bestehenden Kontakte noch um die Marketing-Erlaubnis bitten.

Dazu startet ihr eine neue Kampagne.

ZUSTIMMUNGS-EMAILKAMPAGNE STARTEN

5.

Legt eine neue Kampagne an (Create Campaign), und wählt dort „Create an Email“.

x

6.

Diese benennt ihr idealerweise sinnvoll, z.B. „Zustimmung Newsletter“ > drückt „Begin“

 

7.

Bei den Empfängern (Add Recipients) wählt ihr aus dem Drop-Down-Menu nun die Liste der Adressaten, an die ihr das Ganze versenden wollt.

8.

Bei Subject tragt ihr ebenfalls am besten „Zustimmung Newsletter DSGVO“ oder Ähnliches ein, damit der Inhalt klar ist.

Bei meiner Testkampagne  sieht das so aus:

9.

Jetzt geht es an den Inhalt, also klickt unten auf „Design Email“.

Dort wählt ihr „Themes“ aus, und im Drop-Down-Menu „Subsciber Alerts“.

10.

Dann die Vorlage „GDPR Subscriber Alert“ wählen (GDPR = DSGVO auf englisch)


11.

Jetzt ist das Formular bereit zur Bearbeitung. Ihr könnt oben euer Logo einfügen und den passenden Text schreiben sowie optische Anpassungen vornehmen. Dabei könnt und solltet ihr auch auf eure eigene Datenschutzerklärung hinweisen, die inzwischen dringend auf eurer Homepage stehen sollte.

Die fertige Kampagne kann dann beispielsweise so aussehen:

Fertig!

Jetzt versendet die Kapmagne, und wenn eure Kontakte auf „Einstellungen aktualisieren“ klicken, landen sie auf dem Formular, wo sie euch die Erlaubnis für zukünftiges Email-Marketing erteilen können.

In dem in Punkt 4 festgelegten Segment könnt ihr dann überprüfen, an wen ihr künftig weiterhin die Newsletter versenden dürft.

ANPASSUNG FÜR NEUE SUBSCRIBER

Ihr habt vermutlich bereits auf eurer Homepage ein Signup-Formular (oder einen Link dorthin) für neue Kontakte.

Das müsst ihr ebenfalls als GDPR-Formular aktualisieren.

Dazu wiederholt ihr einfach die Schritte 1 bis 3.

Wichtig ist übrigens auch die Aktivierung von Double opt-in und reCAPTCHA. Wer das noch nicht kennt: Double opt-in bedeutet, dass neue Kontakte, die euer Signup-Formular ausfüllen, zunächst eine Email mit Bestätigungslink erhalten. Mailchimp stellt dies als Option dar, aber es sollte im Sinne von „Privacy by default“ voreingestellt sein.

reCAPTCHA ist eine Box, die durch Anklicken bestätigt, dass Unterschreiber keine Spambots sind. Das verhindert, dass gefälschte Daten eurer Liste zugefügt werden.

Wenn ihr diese Schritte ausgeführt und gespeichert habt, sollte das Signup-Formular nun automatisch auf bereits veröffentlichten Formularen angepasst werden.

Allerdings: Das GDPR-Formular ist nur mit bestimmten Arten von Popup-Formularen oder Landing Pages kompatibel. Mit eingebetteten Formularen hingegen nicht.

Ich habe deswegen das ursprüngliche, eingebettete Formular von meiner Homepage entfernt und mich für eine Landing Page entschieden.

Und bitte denkt daran, dass ihr unabhängig von den GDPR-Formularen auch einen Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrag mit Mailchimp abschließen müsst. Anfordern könnt ihr diesen hier.

Dann unterschreiben und an legal@mailchimp.com senden, die euch den Erhalt bestätigen werden.

Ich hoffe, ich habe das alles nachvollziehbar dargestellt und konnte es euch damit leichter machen.

Wem das alles noch nicht detailliert genug war, der kann sich hier noch tiefer einlesen.

Edit: Ich denke, es ist klar, sage es aber dennoch: Ich bin keine Rechtsexpertin, sondern gebe hier unverbindlich wieder, was ich selber über das Thema gelernt habe.

Sonnige Grüße, Cate von Klasse Gestaltung.

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